Dokumente digitalisieren lassen: So funktioniert es wirklich

00:00:00: Sie arbeiten so schnell, dass sie Einzelheiten gar nicht erfassen können.

00:00:04: So sind wir auch in der Lage natürlich große Mengen an Ordnern hier weg zu scannen.

00:00:09: Im Monat sind wir bei vier-fünf Millionen Blattpapier die wir digitalisieren.

00:00:28: Willkommen zu dieser neuen YouTube-Folge.

00:00:30: Mein Name ist Verena und ich stehe heute vor meinen Dokumenten, meine und die meines Mannes!

00:00:36: Und wir werden heute nicht Dokumente sortieren – nein, wir werden sie digitalisieren!

00:00:41: Ich mache mich heute auf den Weg ganz in den Norden zu einem unserer Partner nämlich Smart Store und Smart Store wird uns heute mal zeigen wie diese ganzen privaten Dokumete eigentlich strukturiert gescannt werden?

00:00:53: Und wie sie dann auch zu uns nach Hause kommen.

00:00:57: Genau dahin möchte ich dich mitnehmen, auch auf die Fahrt und alles was ich so erlebe und deswegen würde ich sagen wir legen einfach mal los!

00:01:07: Ich nehme übrigens nicht nur die Ordner mit beziehungsweise einen Teil der Ordner weil ich kann nicht alle mitnehmen.

00:01:13: Die sind auch nicht alle wichtig sondern ich nehme auch noch verschiedene andere Dokumente mit Universitätszeugnisse Baupläne doch noch Zeugnisse und Referenzen, also alles was wir in den neunzigern und zweitausender Jahren als Papierformat bekommen haben.

00:01:28: Das haben wir mal alles durchsortiert Und wie du schon siehst da sind zum Beispiel Klammern oben dran die sind in Heften.

00:01:36: Also es sind ganz ganz unterschiedliche Dokumente und da bin ich natürlich mal gespannt Wie wird das Ganze überhaupt digitalisiert?

00:01:43: Also wie nehmen die das auseinander und so, dass auch die Dinge zusammenbleiben, die zusammengehören.

00:01:49: Das interessiert mich tatsächlich nicht!

00:01:50: Und auf diese Reise möchte ich dich mitnehmen weil ich glaube es dich das auch interessieren könnte.

00:01:55: Wir haben schon alle Dokumente oder alle Ordner, die wir digitalisieren möchten, haben wir markiert.

00:02:01: Die nehme ich jetzt mal raus... Das Schöne ist übrigens du kannst das ganze einfach an SmartStore schicken Oder wenn's eine größere Menge ist holen die das sogar ab?

00:02:11: Also gerade bei Firmenkunden holen sie das ab.

00:02:13: Bei Privatkunden weiß ich es nicht, aber das werde ich auch fragen.

00:02:16: und überhaupt wenn du Fragen hast zum Digitalisierungsprozess dann unbedingt unter dieses Video kommentieren weil SmartStore wird auf jeden Fall alles selber beantworten.

00:02:25: für alles was du wissen möchtest Was zum Beispiel auch okay ist, sind z.B.

00:02:31: Loseblätter einfach zu schicken.

00:02:33: Also wenn man einen Korb hat mit Dokumenten ... Auch das kann man schicken!

00:02:36: Das weiß ich schon.

00:02:37: Aber vielleicht hilfreich ist es, haben wir auch gemacht, zu überlegen was muss denn wirklich gescannt werden?

00:02:43: Die ganzen Rechnungen wie gesagt die man da teilweise hat oder Versicherungsdokumente müssen nicht alle digitalisiert werden.

00:02:51: Die wichtigsten eben und genau das haben wir uns vorher schon mal angeschaut Und was wir feststellen, ist es nicht jeder schon so eine Ordnung hat und so eine Struktur.

00:03:01: Da hilft es vielleicht sich vorher mit einem Ordnungsexperten hinzusetzen und zu überlegen wie eine Ordnerstruktur oder eine Dokumentenstruktur gibt's ja unterschiedliche Varianten.

00:03:11: Wir verlinken euch jemals das Video, dass wir zum Thema Dokumentennordnung gemacht haben Wie das aussehen kann.

00:03:16: bei dir Dann, wenn du sagst ja jetzt habe ich einen guten Überblick und jetzt weiß ich auch was ich digitalisieren möchte es dann am Smart Store zu schicken.

00:03:25: Das kann ich auf jeden Fall sehr empfehlen.

00:03:27: Es sind doch ein paar mehr Orten als ich dachte.

00:03:30: Jetzt muss ich mal gucken wie ich die alle ins Auto bringe!

00:03:33: Also?

00:03:33: Ich hab' jetzt paar einzelne Dokumente eins zwei drei vier fünf sechs sieben acht neun zehn elf zwölf dreizehn vierzehn fünfzehn.

00:03:42: Da bin ich gespannt.

00:03:43: Ich bin vor allem gespannt, wie lange das dauert!

00:03:45: Ich bin nämlich ein paar Tage tatsächlich da... ...ich weiß aber dass du nicht lange auf deine Dokumente verzichten musst wenn du sie an SmartStore schickst.

00:03:52: Das ist das coole.

00:03:53: Aber ich will gar nicht so viel verraten, das soll alles smart zu erklären.

00:03:57: Diese sind die Profis und ich würde sagen auf auf ins Auto.

00:04:11: Wir sind in Osterholz-Scharmbeck Und ich habe meine Dokumnte jetzt achthundert Kilometer weit gebracht um hier digitalisieren zu lassen.

00:04:21: Auf geht's

00:04:24: Moin.

00:04:26: Okay, vielen Dank!

00:04:28: Ja sehr gerne.

00:04:29: Ich habe dir ganz viele Ordner mitgebracht.

00:04:31: du bist Andreas von Smart Store richtig?

00:04:33: Richtig

00:04:34: Du digitalisierst unsere Dokumente?

00:04:35: Riesig

00:04:36: Perfekt.

00:04:37: ich würde sagen das machen wir morgen.

00:04:38: es war eine lange Fahrt.

00:04:39: ich hab noch ein paar mehr im Auto die bringe ich noch und dann vielleicht kannst du uns nochmal zwei drei Sätze sagen.

00:04:43: was passiert denn jetzt morgen?

00:04:45: also zunächst werden die ganzen ordner erfasst.

00:04:47: ja das heißt der rücken wird gescannt und sie werden in eine liste eingetragen so dass in dem fall du der kunde genau weiß, was ist denn an Ordnern eigentlich jetzt hier?

00:04:55: Dass es vollständig ist.

00:04:57: Und dann gehen die auch schon in die Aufbereitung, wo dann Tacker-Nadeln gezogen werden, Heftungen und also etwas gelöst wird.

00:05:03: Eventuell Knieke geglättet... Also wir bereiten sie so vor dass sie durch den Scanner durchgehen weil man das nicht gebunden machen kann.

00:05:09: Sie werden erfasst und aufbereitet und es wird alles vorbereitet für den Scanvorgang.

00:05:14: Cool!

00:05:14: Ich bin total gespannt.

00:05:15: ich darf auch mitgehen.

00:05:16: Sehr gerne

00:05:17: Ja mega!

00:05:17: Also da würde ich sagen bis morgen Tag zwei.

00:05:24: Ich hab Andreas, den wir gestern schon gesehen haben.

00:05:26: Mal gefragt ob er uns durch die ganzen Prozesse mitnehmen kann und deswegen gehen wir jetzt mal rein.

00:05:32: Guten Tag!

00:05:34: Hi, dürfen wir reinkommen?

00:05:36: Sehr gerne.

00:05:37: Ich habe gestern meine Dokumente hierhin gebracht... Ja.

00:05:40: ...und heute gucken wir uns an wie das Ganze digitalisiert wird.

00:05:42: Ich bin total neugierig.

00:05:44: ich habe rein neunzig verschiedene Fragen und du leidest uns heute durch richtig?

00:05:47: Genau, ich nehme euch einfach mal mit hier durch unseren Ablauf, durch unsere Produktion und zeige euch mal ja wie wir das im Einzelnen so machen.

00:05:53: Was machst du denn eigentlich bei Smart Store?

00:05:55: Und das schon mal nochmal zufragen.

00:05:57: Ich bin eigentlich für Content zuständig, also ich mach die Webseite... ...ich mache aber auch hier und da mal wo Bedarf ist.

00:06:03: Also ich hab' auch schon gescannt.

00:06:04: Dann

00:06:04: würde ich sagen lauf man los oder?

00:06:05: Let's go!

00:06:12: Okay, also wir haben jetzt meine Ordner gestern noch in diesen Karton gepackt.. ..und was passiert jetzt?

00:06:18: Jetzt gehts zur ersten Stationen, dass es die frühe Erfassung, also die Inventarisierung, jetzt werden wir erstmal feststellen welche Ordner haben wir alle da?

00:06:24: der Karton kriegt ein Barcode zur Identifikation und die Ordner auch Okay.

00:06:28: Und du würdest dann eine Inventarliste kriegen, um zu sehen was wir alles abgeholt haben beziehungsweise was du mitgebracht hast?

00:06:33: Damit ich auch und das wäre jetzt meine erste Frage dass sich auch sicher sein kann.

00:06:36: Das was ich an euch geschickt habe ist auch wirklich angekommen.

00:06:39: da bekomme ich dann eine Liste.

00:06:41: okay dann weiß ich schon mal alles ist safe.

00:06:43: Für uns haben

00:06:44: die Barcodes natürlich intern noch eine Bedeutung weil sie dadurch auch durch unser System sage ich mal geschläust werden.

00:06:49: Ja

00:06:49: ok dann laufen wir mal los

00:06:55: so hey

00:06:56: was passiert hier

00:06:58: Genau, also das ist die frühe Erfassung.

00:06:59: Was hier passiert ist einmal... Die Kartons werden einmal mit einem Barcode beklebt, dass man hinterher die einzelnen Ordner dem Karton zuordnen kann.

00:07:09: Dann kriegt jeder einzelne Ordner auch noch ein Barcode und zusätzlich wird dann auch noch das Rückenschild des Ordners gescannt und er bekommt einen sogenannten Laufzettel wo dann auch festgehalten ist was mit dem Ordner genau passieren soll, dass die Kollegen Bescheid wissen Also welche Dokumententrennung, welcher Scanmodus etc.

00:07:28: Was passiert denn jetzt?

00:07:29: Und das kann ja auch... also ich habe ja nicht nur Ordner mitgebracht sondern ich hab' auch andere Dinge mitgebracht.

00:07:33: was passiert denn Jetzt wenn Ich zum Beispiel lose Zettel oder eben andere Strukturen für meine Dokumente Mitgebracht Hab?

00:07:41: Wie macht ihr dann das?

00:07:43: Da würden wir im Grunde genommen einfach nur ein weißes Blatt nehmen wo wir dann einen Barcode draufkleben und das sozusagen für uns ein Ordner ist, auch wenn er jetzt nicht in diesem Ordner drin ist.

00:07:52: Aber dass wir sagen diese Sammlung an Dokumenten ist ein QR-Code.

00:07:57: Okay!

00:07:58: Das heißt ihr sucht quasi ein System?

00:07:59: Genau.

00:08:00: Dieses System kriegt ein QR Code, dann wird das inventarisiert und dann weiß man okay die ganzen Sachen sind jetzt bei SmartStore.

00:08:05: Ganz genau.

00:08:07: Was passiert denn, wenn ich nur einen Ordner schicke?

00:08:10: geht es auf?

00:08:11: Das geht auch ja... Es ist für uns relativ ungewöhnlich, so kleinen Kunden zu haben.

00:08:16: Aber das ist natürlich etwas was wir auch bedienen wollen also dass es durchaus auch möglich.

00:08:21: Wenn jetzt Kunden... Das können Unternehmenskunden sein aber auch Privatkunden.

00:08:25: wenn die größeren Mengen an Dokumenten bei uns haben und wir sind noch nicht soweit mit der Digitalisierung sondern sie sind noch zwischengelagert aber sie brauchen ein bestimmtes Dokument ganz dringend Dann kann man einen sogenannten Scan und Demant anfordern.

00:08:39: Dass die dann sagen, das und das Dokument brauchen wir sofort, dann würden wir das vorziehen oder eventuell den ganzen Ordner vorziehen und das schon mal bereitstellen.

00:08:46: Weil es natürlich passieren kann, dass bei Verträgen oder irgendwelchen Urkunden oder so, die braucht man halt.

00:08:52: Da kann man auch nicht warten.

00:08:53: Und dem kommen wir nach.

00:08:55: Vielleicht eine ganz wichtige Frage?

00:08:57: Wenn ich euch jetzt fünf oder zehn Ordner gebe ... Wie lange als Privatkunde muss ich denn warten bis ich sie wieder bei mir habe?

00:09:05: Also für Ordnungsweltkunden sagen wir die Digitalisierung, also bis die Daten da sind.

00:09:10: Das dauert achtundvierzig Stunden.

00:09:12: Okay!

00:09:12: Das haben wir uns als Zielmarke gesetzt und je nachdem wenn die Kunden ihre Unterlagen zurückhaben wollen, würden wir sie dann möglichst am selben Tag noch zurückschicken per DPD, per DHL, je nach dem welcher Kurierdienst bevorzugt wird.

00:09:27: Genau.

00:09:27: Okay, perfekt.

00:09:33: Oh jetzt mal kurz stoppen.

00:09:34: Ja?

00:09:35: Jetzt sehen wir hier ja wahnsinnig viele Umzugskartons, also quasi das was ich jetzt hier auch hab in einem Lager.

00:09:43: Also ich sehe hier zum Beispiel diese Box aber auch gestapelte Boxen und was hat's damit auf sich?

00:09:49: Genau bei der Akten-Digitalisierung ist natürlich immer ein enormer logistischer Aufwand.

00:09:53: wenn wir für Unternehmenskunden größere Bestände abholen die müssen ja irgendwo zwischen gelagert werden und andere Kunden noch bearbeiten gehen wir nicht sofort in die Digitalisierung sondern wir müssen es erst mal irgendwo lassen Okay.

00:10:05: Wenn es jetzt wirklich um Tausende Ordner geht und das passiert unter anderem hier, wir haben einmal die Lagerung von Kunden, die gerade in Bearbeitungs sind.

00:10:15: Wir übernehmen auch Aktenlagerungen externe Akten lagerungen.

00:10:18: wenn man sagt die Sachen sollen oft gehoben werden ich will sie aber nicht zu Hause haben oder im Büro dann bei Unternehmen.

00:10:24: Es

00:10:24: kostet ja auch sehr viel Geld.

00:10:27: Das würden wir auch übernehmen.

00:10:29: kleinere Bestände große Bestände und Vernichtung

00:10:32: wahrscheinlich auch

00:10:33: Vernichtung übernehmen wir auch zusammen mit unserem Partner.

00:10:37: Das ist dann quasi die Box, die wir jetzt da vor uns sehen?

00:10:39: Ist ein so eine Vernichtungsbox?

00:10:41: Genau das wird dann gesammelt.

00:10:42: Da wird auch noch mal ne Liste erstellt.

00:10:44: Die wird dem Kunden nochmal vorgelegt.

00:10:45: der muss es dann natürlich final freigeben und so nach dem Motto ja dies alles da vernichtet werden weil da natürlich nichts ohne Freigabe passieren darf.

00:10:56: Und das Ganze läuft dann auch noch Bundesdatenschutzgesetz ab.

00:10:59: Das isst dann beim Dienstleister auch der das für uns macht.

00:11:03: Dass das geschreddert wird in einer Art und Weise.

00:11:06: Und verblasen, dass man es mit künstlicher Intelligenz nicht wieder zusammensetzen kann.

00:11:10: Datenschutz ist eine Frage, die kommt bei Privatkunden sehr häufig.

00:11:14: Auch Firmenkunden, aber auch Privat-Kunden im Spezifischen.

00:11:17: Da ist schon darauf geachtet, dass zu jedem Schritt der Datenschutze auch zu hundert Prozent eingehalten ist.

00:11:24: Das ist wichtig für das Vertrauen durch den Kunden.

00:11:27: Aber natürlich im Endeffekt auch, um sich abzusichern gegen irgendwelche juristischen Geschichten.

00:11:31: Also das ist in Europa ein deutscher sensibles Thema und das nehmen wir sehr ernst, oder?

00:11:35: Perfekt!

00:11:35: Dann würde ich sagen, laufen wir jetzt zu Station zwei weiter,

00:11:37: oder?!

00:11:37: Genau!

00:11:38: Und dann kommt einmal mit...

00:11:41: Wir sind jetzt bei Station Nummer Zwei, oder...?

00:11:43: Richtig Was passiert jetzt?

00:11:44: Das ist die sogenannte Aufbereitung.

00:11:46: hier werden die einzelnen Dokumente- und Unterlagen vorbereitet.

00:11:49: Viele sind mit Takkanadeln zusammengeheftet oder haben normale Heftungen sind vielleicht ein bisschen beschädigt und das wird hier alles behoben weil Der Dokumentenscanner arbeitet so, dass man einen Stapel loser Papierblätter reinlegt und der jedes Blatt einzeln einzieht.

00:12:03: Und wenn er jetzt irgendwas dazwischen ist oder eine Heftung ist oder die sehr zerknickt sind dann funktioniert das natürlich nicht.

00:12:10: Hier ist jetzt die Anforderung an die Mitarbeiter, dass sie schnell und ordentlich arbeiten und das ist natürlich ja durchaus anspruchsvoll.

00:12:20: Werden beide Seiten gescannt?

00:12:21: Weil manchmal gibt es ja beidseitig bedrucktes Papier.

00:12:25: Genau, das ist so ein sogenanntes Duplexscanverfahren.

00:12:27: Das heißt er scant beide Seiten.

00:12:29: Er kennt aber ob Inhalte draußen oder nicht.

00:12:32: D.h.,

00:12:32: eine leere Rückseite wird automatisch gelöscht.

00:12:35: Wenn auf der Rückseiten noch irgendwas ist, wird das natürlich mitgescannt

00:12:39: Und die Reihenfolge bleibt auch so weil am Ende müssen natürlich schon die Dokumente die zusammengetrieben Geheftet waren schon wieder auch in der gleichen Reihenfolge sein, richtig?

00:12:47: Das ist ganz wichtig.

00:12:49: Sie bleiben in der gleichen Reihen Folge.

00:12:51: Auch beim Scan später bleiben sie in einer gleichen Rehenfolge und werden dann, wenn die Kunden ihre Unterlagen zurück haben wollen, auch in den gleichen Rehrenfolgen wieder zurückheftig.

00:13:00: Zurückheften kann man sagen das geht entweder gebunden.

00:13:03: Manche wollen es nur als ein Bündel wieder haben, manche wollen's halt wirklich in den Ordner zurück geheffteten.

00:13:08: Ja jetzt hat natürlich der eine oder andere die Frage aber Liesen die dann meine Dokumente?

00:13:14: Die sehen ja meine Dokimente.

00:13:16: Dass die Mitarbeiter das jetzt sehen, lässt sich natürlich nicht ganz vermeiden.

00:13:20: aber sie arbeiten so schnell dass sie Einzelheiten gar nicht erfassen können und natürlich hat jeder Mitarbeiter auch eine Verschwiegenheitserklärung unterschrieben, dass ihr nichts den Arbeitsplatz verlässt.

00:13:33: was auf der Arbeit gestiegt ist natürlich ganz wichtig weil man natürlich teilweise auch mit sensiblen Unterlagen arbeitet.

00:13:38: Ja

00:13:38: wie viele von diesen Orten dann schafft denn einen Mitarbeiter am Tag?

00:13:42: Weil das ist ja schon schnell.

00:13:43: Ja, also wenn die Ordner hübsch aussehen, dann schaffen

00:13:49: wir schön.

00:13:49: Mit Hübschs aussehen.

00:13:50: meinst du, dass es quasi alles A-Vier ist und ...

00:13:53: Wenn jetzt nicht viele Zeichnungen oder viele kapitte Sachen drin sind, dann schafft man schon ordentlich viel

00:13:58: wieder.

00:13:58: Wenn natürlich so Ordner im Zustand auch sehr unterschiedlich sein können.

00:14:05: Unsere Lieblingsordner Das meinte die Kollegin gerade.

00:14:07: Wir sind Ordner, wo nur A-Vier drin ist.

00:14:10: Druckfrisch!

00:14:10: Man muss ihn nur entnehmen und

00:14:12: ... Nicht zusammengetackert?

00:14:13: Richtig.

00:14:15: Die Reihenfolge, in der das alles abgeheftet ist, so sehe ich es im Scan.

00:14:20: Wenn ich lose Papierzettel abgebe, kann man nicht erwarten, dass wir sie in einer Reihen Folge sortieren.

00:14:28: D.h.,

00:14:28: die Sortierung muss vorher stattfinden.

00:14:31: Deswegen auch die Ordnungsexperten, die sich vorher vielleicht mal die Ordner oder die Ablege mappen.

00:14:37: Oder wie auch immer man das sortiert, sich vorher anschauen und dann kann man das entsprechend digitalisieren richtig?

00:14:41: Das wäre so.

00:14:42: die Anforderungen...

00:14:43: Also auf die Reihenfolge der Dokumente.

00:14:46: wenn sie bei uns ankommen haben wir keinen Einfluss mehr.

00:14:48: Und natürlich der Kunde nur selber weiß, wie die Sortierung sein sollte.

00:14:51: Was einen Unterschied macht, man kann sich die Dokumententrennung natürlich vorüberlegen.

00:14:56: Wenn ich den Ordner scanne, dann kann ich pro Ordner Eine PDF erstellen?

00:15:00: Ich kann eine PDF pro Register, also pro Abschnitt im Ordner erstellen.

00:15:04: Ich kann aber auch eine PDF-Datei pro Dokument erstellen was natürlich aufwendig ist weil wir dafür auf jedem einzelnen Dokument ein Barcode umbringen wo der Scanner dann hinterher merkt okay das war ein Dokument.

00:15:17: in dem Fall wäre es egal weil man da nur noch einzelne PDF Dokumente hat.

00:15:21: jede Rechnung ist ein Dokumen je einen Vertrag.

00:15:24: Das sind natürlich auch eine anspruchsvolle oder ne Aufwendige Lösung.

00:15:31: Wie heißen denn die Dokumente, wenn sie bei mir ankommen?

00:15:34: Welchen Namen haben die digital?

00:15:35: Wenn ich jetzt sage, ich möchte jedes Dokument einzeln als PDF-Haben ...

00:15:39: Dann sind Sie so benannt wie Sie auch im Original heißen.

00:15:43: Wir versuchen uns immer, bei der Benennung und bei der Strukturierung an der Vorlage zu orientieren damit natürlich der Nutzer hinterher sich intuitiv zurechtfinden

00:15:52: kann.

00:15:52: Ja genau.

00:15:54: Nach Möglichkeit soll die digitale Ablage die Papierablage eins zu eins abbilden.

00:16:00: Und jetzt natürlich noch eine ganz wichtige Frage, wenn ich sage, ich möchte alles in einen PDF haben?

00:16:03: Dann habe ich da wie viel Blätter passen in einem Ordner?

00:16:07: Wir rechnen immer mit dem Durchschnittswert von vierhundert Blatt.

00:16:10: Das können mal mehr sein und mal weniger sein.

00:16:11: Die Blatt hat zwei Seiten, also achthundert Seiten, wenn man so will.

00:16:17: Aber den Durchschnitzwert sind in einem normalen Standard auf vier Ordner.

00:16:21: Vierhundert blatt!

00:16:23: Und wenn ich jetzt sage, ich möchte einen PDF.

00:16:25: Kann ich denn in dem PDF auch suchen?

00:16:27: im Nachgang?

00:16:28: Selbstverständlich!

00:16:29: Also wir machen ja standardmäßig immer eine OCR und dann kann man nach Begriffen suchen wie man es aus normalen PDFs kennt, Steuerung F und Suche.

00:16:39: Was sich da natürlich anbietet, wenn man irgendwelche Versicherungsnummern sucht oder Kursbendenzbriefe, E-Mails mit XY.

00:16:48: Dann ist natürlich super zum Beispiel einen Ordner zu haben wo nur Versicherungen... Daten drin sind.

00:16:52: Das heißt, ich weiß diese PDF ist Versicherung und da weiß ich, da ist alles drin was ich Versicherungen habe.

00:16:58: Das wäre vielleicht so eine hilfweiche Struktur.

00:17:01: Jetzt hat sie etwas quer reingelegt?

00:17:03: Was ist das?

00:17:04: Das sind Dinge die kein einzelne Platz sind sondern wahrscheinlich so ne Broschüre oder sowas.

00:17:09: Genau, das sind jetzt Hälfte.

00:17:11: Da hätte ich noch keine Info auf die geöffnet werden dürfen.

00:17:14: Und deshalb gucken wir die ersten Mal quer, wie geklärt haben ob es geöffnete Werte war oder nicht.

00:17:19: Wenn

00:17:20: wir geöffnet

00:17:21: oder es bekommt einen Platzhalter, dann nehmen wir es raus.

00:17:24: Dann wird das mit dem Prototafelscanner gescannt und dann können wir trotzdem durch den Platzhaltern zuordnen, wo's gelegen hat.

00:17:31: Genau, das sind auch noch solche Sachen die man im Vorfeld mit dem Kunden abstimmen muss.

00:17:36: Welche Heftungen dürfen geöffnete werden?

00:17:38: Welche lieber nicht!

00:17:39: Bei Urkunden machen wir sie im Grunde nie weil die natürlich nur im Original dann auch gültig sind.

00:17:44: also Urkunde Und alles, was so notariell beglaubigt ist und das sind spezielle Dokumententypen die man am besten auch dauerhaft in Papierform aufbewahrt.

00:17:55: Wenn man sie hier mit bei hat dann digital kann man natürlich damit arbeiten falls man die mal irgendwo hinschicken muss oder oder mal schnell etwas recherchieren muss.

00:18:02: also man kann natürlich davon profitieren.

00:18:08: aber man muss dann auch mit dem papier sorgsam umgehen.

00:18:11: ja

00:18:11: dann ist der erste ja quasi schon fertig.

00:18:15: Wir sehen ja jetzt nicht nur A-Vier, sondern auch Kassenzettel oder Quittungen, Belege und so kleine.

00:18:19: Die können auch gescannt

00:18:20: werden?

00:18:22: Ja, alles was ein kleineres Format hat.

00:18:24: Grundsätzlich scannen wir von der Visitenkarte bis zum großen Bauplan.

00:18:30: Was jetzt kleiner ist als A-IV wird auf leere A-VI Blätter aufgeklebt damit sie durch den Scanner gehen.

00:18:35: Alles was größer ist als zumindest A-III also größere Pläne die digitalisieren wir an gesonderten Großformatscannern.

00:18:44: Da klicken wir auch noch mal rein, ich habe mir hier einen Bauplan

00:18:45: mitgebracht,

00:18:46: weil das ist natürlich auch sehr spannend!

00:18:48: Jetzt sehe ich aber hier noch ein Laufzettel.

00:18:49: was passiert jetzt als nächstes?

00:18:51: Da wird der Zeitraum verkauft wer es bearbeitet hat und aus welchem Karton der Ordner kommt damit man das auch wieder bis beim Scan zu beordnet werden kann.

00:18:59: Okay perfekt dann auf zur Station Nummer drei oder?

00:19:05: Genau Station Nummer Drei ist in der Scan so das Herzstück des Ganzen.

00:19:08: Okay, Station Nummer

00:19:09: drei.

00:19:16: Genau!

00:19:17: Jetzt sind wir hier sozusagen im Maschinenraum wo die Scanners stehen.

00:19:21: Und wir arbeiten hier mit Dokumentenscannern von InnoTech, die sehr schnell und qualitativ hochwertig arbeiten.

00:19:29: ich habe es eben in der Aufbereitung schon mal erklärt man legt nur noch ein starpe Papier ein, der dann einzeln eingezogen wird also Blatt für Blatt und so sind wir auch in der Lage natürlich große Mengen an Ordnern hier weg zu scannen.

00:19:42: auch der Grund, warum man alles trennen muss.

00:19:44: Warum man diese ganzen ... Und man so Broschüren oder sowas überlegt.

00:19:48: Das kann man sonst nicht in den Einzug nehmen.

00:19:50: Man merkt das schon ein bisschen geräuschintensiver hier und auf Hochleistungen gescannt wird.

00:19:55: Jetzt wäre eine wichtige Frage noch.

00:19:57: Woher weiß denn jetzt der Scanner?

00:19:59: Ob ich einen PDF oder pro Seite einen PDF machen soll?

00:20:03: Weil jetzt wird ja einfach

00:20:04: nur erst mal gescannten.

00:20:05: Genau!

00:20:06: Hier im Scan-Raum wird sozusagen nur der Bildteil erstellt, also sozusagen ein Foto des Dokuments.

00:20:12: Der Datenzeil wird hinterher in der IT quasi hinzugefügt, dass man Metadaten erfasst und all sowas und dadurch das wir Codes angebracht haben, also QR-Codes auf den Dokumenten.

00:20:26: wenn man jetzt zum Beispiel pro Register einen PDF haben möchte dann erkennt unseres Software hinterher alles klar.

00:20:32: hier ist ein QR Code hier trennigt ich erstelle eine neue pdf Dateien.

00:20:36: Also das wird weniger hier gemacht als die mehr hinter in der IT.

00:20:39: Was macht ihr denn mit den ganzen Daten, die jetzt hier erfasst werden?

00:20:43: Dann werden sie eben in ein PDF gebracht.

00:20:45: was macht ihr dann wenn ihr das ausgeliefert habt?

00:20:47: also mit dem pdf's mit den mit den Dokumenten Also mal im Papierform und was passiert aber mit den PDFs

00:20:54: Wenn der Kunde seine Daten erhalten hat?

00:20:57: Es gibt eine gewisse Frist Die wir die noch zu Sicherheit zwischen speichern.

00:21:01: Wir geben auch dem Kunden mehrere Wochen Zeit, dass er die Daten abrufen kann.

00:21:06: Und

00:21:06: auch bestätigt?

00:21:07: Ich hab alles ganz

00:21:08: genau.

00:21:08: und dann ab einem gewissen Punkt sind wir natürlich auch verpflichtet die Daten zu löschen weil es natürlich auch personenbezogene Daten sein können und wie die nur so lange speichern dürfen wie wir sie auch verarbeiten.

00:21:19: Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, dann sind wir quasi raus.

00:21:22: Wir halten Sie aber noch einen Moment vor falls beim Kunden irgendwas passiert ja schon mal vorgekommen das Leute vergessen haben ihre Daten abzurufen und die nach einem halben Jahr gesagt haben habt ihr das noch

00:21:31: okay?

00:21:34: Auch da findet man in der Regel dann irgendwelche Lösungen.

00:21:37: Wenn da jetzt Zetten drin sind, die so ein bisschen kaputt sind, das kann ja passieren und dann reißen sie... Also sagt ihr dem Kunden auch Bescheid?

00:21:45: Oder ihr könnt sie nicht richtig scannen.

00:21:47: Habt ihr da so Verfahren den Kundenbescheid zu sagen oder habt ihr Spezialverfahren nochmal zu scannen wenn man es nicht richtig lesen kann zum Beispiel?

00:21:56: Das kommt glaube ich relativ selten vor.

00:21:58: Wir haben beispielsweise bei den Plänen.

00:22:01: Da sind teilweise, ich will jetzt nicht sagen antike Pläne aber sehr alte Pläner dabei von Bauämtern aus Kaisers Zeit noch auf Pergament und Blaupause.

00:22:10: Die haben wir auch alle gescannt gekriegt.

00:22:11: da muss dann ein bisschen geklebt werden oder ein bisschen ausgebessert werden Aber eigentlich hat das immer geklappt.

00:22:16: Okay

00:22:17: Auch wenn natürlich manche Belege.

00:22:19: Es kann natürlich auch passieren dass wir beim Kunden etwas abholen Und die Ordner sind verschimmelt.

00:22:24: Das ist natürlich auch ein gesundheitliches Risiko.

00:22:26: Da haben wir einen Partner, der die trocknet und reinigt.

00:22:30: Dann können sie jetzt gescannt werden.

00:22:33: Wir sind auf solche Eventualitäten gefasst, dass Sie beschädigt sein können, verunreinigt oder feucht sein können.

00:22:41: Gibt es einen Grad an Beschädigung, wo ihr sagt, das lässt sich nicht mehr scannen?

00:22:47: Wenn man den Inhalt nicht mehr rekonstruieren kann ... Da können wir auch nichts mehr

00:22:53: machen.

00:22:54: Das heißt, alles was spezielle Anforderungen hat wie an Null, bestimmte Größen oder besonders sensibel weil alt dann gibt es Spezialverfahren und das gucken wir uns auch noch

00:23:05: an.

00:23:05: Ganz genau.

00:23:10: Okay

00:23:11: also jetzt gibt's ja auch Spezialgrößen, das hatten wir schon gesagt ich habe eine Spezial-Größe mitgebracht und zwar unseren Bauplanen und Baupläne sind immer so eine Sache die kann man privat definitiv nicht scannen.

00:23:21: Deswegen, wie macht ihr das jetzt?

00:23:23: Also ich hab ja gesagt wir scannen alles von der Visitenkarte bis zu großen Bauplänen.

00:23:27: Weil viele unserer Kunden noch Bauämter sind und natürlich auch Massen an Baublänen haben, haben wir hier so eine ganze Infrastruktur an speziellen Großformatscannern, Anullscannern Und da können wir bis an Null das auch alles durch digitalisieren.

00:23:41: Ich würde das einmal hier vorführen.

00:23:43: Hier geht es dann natürlich immer nur im Einzelplatz scanen Im Gegensatz zu den Dokumenten-Scannern.

00:23:47: Aber das lässt sich nie vermeiden.

00:23:51: Und auch schön mit auffangen, dass ist nicht...

00:23:53: Genau

00:23:53: Kaputt geht und so, ja.

00:23:55: Also die Kollegen stehen hier dann auch stundenlang und scannen einen Plan nach dem anderen?

00:23:59: Und dann ist es immer gut wenn das so aufgebaut ist dass man möglichst mit wenig Handgriffen schnell arbeiten kann?

00:24:05: Genau!

00:24:05: Damit machen wir Großformate.

00:24:08: Schwarz-Weiß oder in Farbe?

00:24:09: Wir scannen eigentlich immer in Farben und wenn der Kunde schwarz-weiß haben will kriegt er auch das.

00:24:15: Aber standardmäßig eigentlich immer ein Farbe.

00:24:17: also das möchten die meisten Kunden haben.

00:24:19: Auflösungen sind von hundert DPI bis sechshundert oder noch mehr DPI möglich.

00:24:25: Was viele nicht wissen, mit höherer Aufläsung steigt die Größe der Datei.

00:24:29: Manche Leute wollen Pläne unbedingt in sechshundert DPI haben.

00:24:33: Wundern sich dann aber was für gigantische Dateigrößen sie bekommen und das kann auch so eine Festplatte oder so schnell mal überfordern.

00:24:41: deswegen zwei Hundert Dpi machen wir in der Regel und das ist vollkommen ausreichend.

00:24:45: Das ist Top Qualität.

00:24:46: man kann auch ranzoomen dass es alles noch scharf.

00:24:48: genau Hier hinten gibt es noch mal einen Spezialplatz.

00:24:52: Was macht ihr hier?

00:24:54: Geht gerade nichts, aber was würde man hier scannen?

00:24:56: Genau der ist jetzt nicht in Benutzung, aber es gibt immer wieder von Bauämtern oder Bauakten Pläne die einfach so groß sind dass wir sie auch durch den Nullscanner nicht mehr durchbekommen weil sie einfach zu breit sind.

00:25:07: Das machen wir dann hier.

00:25:08: das man so ein großen Plan auf einer Fläche ausbreitet fixiert und mit entsprechender Beleuchtung von oben fotografieren in einem speziellen App Aber ist natürlich immer so eine Notlösung für übergroße Pläne.

00:25:22: Weil die Anulscanner, das sind ganz hervorragende Dinge und haben auch eine sehr gute Qualität.

00:25:28: Aber man will natürlich die Kunden dann noch nicht enttäuschen, wenn sie sagen wir haben einige Plänen dabei, die sind einfach über groß.

00:25:35: Auch das kriegen wir hin.

00:25:36: Und wenn ihr jetzt ganz sensible Dokumente habt, die wirklich sehr hochwertig sind?

00:25:41: Sehr teuer vielleicht auch weil historisch Was macht ihr mit denen?

00:25:45: Sie werdet nicht durch einen Scanner jagen.

00:25:47: Wahrscheinlich ist das da eher so was, wo dann von oben noch mal ein Bild gemacht wird ...

00:25:52: Das kann teilweise passieren oder hier.

00:25:55: Aber in der Regel mit der richtigen Vorbereitung kriegt man alles hin.

00:25:58: Weil auch die Kollegen schon Händchen dafür haben, wie man die Dokumente in den Scanners einlegt und sie wissen, wo der meiste Druck beim Einzug ist.

00:26:07: Hier ist es auch so, dass wenn man einen Bauplan hat aus Pergamenten oder Blaupause oder so Einziehen würde dieser Riss noch vergrößert werden, den kann man dann vorher kleben.

00:26:18: Die wissen wie sie die anlegen müssen.

00:26:20: also dass wir irgendwas aufgrund des Zustands gar nicht scannen können ist selten.

00:26:25: Ich weiß gar nicht ob das überhaupt schon vorkam aber es ist natürlich auch die Erfahrung der Mitarbeiter die das unterstützt, dass Sachen nämlich beschädigt werden und genau man auch anspruchsvolle Dokumente digitalisieren kann.

00:26:42: Was

00:26:42: passiert jetzt nach der Station Nummer drei?

00:26:44: Was wäre Station Nummer vier?

00:26:46: Station Nummer four wäre dann tatsächlich die IT, die im Grunde genommen Bildteil, Datenteil zusammenfügt und dem Kunden.

00:26:54: dann auch seine Daten über die gesicherte Cloud bei uns.

00:26:57: Wollt grad sagen, wo genau werden die Daten denn gespeichert?

00:26:59: Sie müssen ja irgendwie übertragen werden.

00:27:01: Ihr werdet keinen USB-Stick nehmen in die Post zu schicken.

00:27:03: Das geht auch.

00:27:04: Manche wollen das.

00:27:05: Die vertrauen Cloud-Technologie nicht.

00:27:07: Die möchten das per USB-stick.

00:27:10: Ja!

00:27:10: Man kann das dann per Post verschicken und das ist natürlich nicht so sicher.

00:27:13: Oftmals machen wir es dann auch... ... oder dass man's persönlich vorbeibringt.

00:27:18: Okay.

00:27:19: Also das kostet dann natürlich noch mal extra.

00:27:21: Oder man kombiniert es mit Natur.

00:27:23: Wir sind sowieso in Dortmund, dann können wir dem Kunden das auch eben vorbeibringen.

00:27:27: Auch da versuchen wir mal Lösungen zu

00:27:28: finden.".

00:27:28: Also wir

00:27:30: sind jetzt in der letzten Station?

00:27:31: Genau!

00:27:32: Das ist jetzt die letzte Station und das ist der Export.

00:27:34: also wir haben zusammen gesehen wie die erste Fassung ist, wie die Dokumente aufbereitet wurden Wie sie dann digitalisiert worden gescannt wurden Und da wurde ja quasi der Bildteil erstellt.

00:27:44: Und im Export wird quasi Bildteil mit Datenteil zusammengeführt und dann dem Kunden auch zur Verfügung gestellt.

00:27:51: Dafür nutzen wir hier intern eine spezielle Software, womit wir alle Abläufe steuern können – und mit dieser Software arbeiten unsere Leute hier im Export.

00:28:01: Wie lang dauert das jetzt, wenn ich fünfzehn Ordner mitgebracht habe?

00:28:05: Wie lange dauert es jetzt so aufzubereiten im Export und das dann dem Kunden zur Verfügung zu stellen?

00:28:11: Also hier der technische Ablauf, der ist wirklich sehr schnell.

00:28:13: Das heißt wenn ich es hier rein spiele dann haben

00:28:17: wir innerhalb

00:28:17: von zwanzig Minuten maximal die Technik durchlaufen lassen.

00:28:21: Wir kriegen auch bei Gewissen Jobs, die wir sogar über Nacht laufen können, über fünf Hundert Ordner pro Arbeitstag.

00:28:30: Okay.

00:28:32: Was heißt ihr informiert den Kunden?

00:28:33: Hey das steht jetzt zum Upload bereit!

00:28:36: Jetzt geht's los du kannst sie runterziehen.

00:28:40: Wir machen da noch mal Pakete, die dann irgendwo geschnürt werden.

00:28:44: Meistens dann auch für

00:28:45: viel Arbeit größerweils irgendwo teilweise Daten wie es sich dann auch begrenzt ist oder auch einfacher zu handhaben ist.

00:28:51: Sobald wir denn da irgendwo

00:28:53: einen gewissen Satz fertig

00:28:54: haben und den dann in der Cloud

00:28:55: bereitgestellt

00:28:56: haben sagen wir halt, wir haben so ein solches Paket mit dem Datum gekennzeichnet und dann in einer Cloud zur Verfügung

00:29:02: gestellt.

00:29:02: Das heißt, meine Sachen liegen jetzt dann da.

00:29:05: Ich kann Mainz wieder mitnehmen und dann haben wir den Digitalisierungsprozess quasi abgeschlossen oder?

00:29:10: Genau!

00:29:11: Also für die Datenübergabe bekommst du einen Zugang zu unserer Cloud mit einem Passwort und dem Benutzernamen und dann kannst Du Dir deine Daten eigenständig runterladen

00:29:22: Und danach gibt's die Rechnung.

00:29:24: Dann würde

00:29:27: ich doch mal sagen Vielen Dank Das war super spannend anzugucken.

00:29:31: und dann würde ich sagen, ich nehme jetzt mal meine Dokumente wieder mit oder?

00:29:34: Sehr gerne.

00:29:36: Also für die Kunden, die ihre Dokumenten wieder zurück haben wollen, die nicht vernichten lassen wollen, häfen wir das einfach wieder zurück.

00:29:42: Man kann sich dann entscheiden ob man es gebündelt haben will in Original Sortierung natürlich.

00:29:45: Dann machen wir einfach ein zwei Gummibänder drum und legen es wieder in den Ordner rein.

00:29:50: Oder wenn man sagt Ich möchte das genauso zurück haben wie ich sie abgeliefert habe, dann häffen wir's auch wieder zurück in Original Reihenfolge mit den Plänen, falls welche dazwischen waren.

00:30:00: Wie viele Personen wollen oder wie viele Unternehmen?

00:30:03: So grundsätzlich kann es uns sagen, wollen Ihre Original-Dokumente wieder zurück, weißt du das?

00:30:09: Also ein Prozent kann ich jetzt nicht angeben aber der überwiegende Teil will sie nicht wieder zurück haben weil natürlich einen Grund der Digitalisierung immer Platz ersparen ist.

00:30:16: und bei manchen die Archive und auch so die Schränke die platzen aus allen Nähten die sagen dann ne wir wollen scannen lassen damit es nicht mehr hier rumstehen muss.

00:30:24: Und dann die Sachen, die aufgehoben werden müssen.

00:30:26: Also die im Original aufbewahrt werden müssen.

00:30:30: Das beschränkt sich auf einzelne Dokumententypen Beispielsweise Urkunden oder auch Eröffnungspilanzen und sowas Werden sie denn im Original in Papierform waren?

00:30:39: Aber das Allermeiste kann bei korrekter Digitalisierung also nach den Vorgaben der GOBD digitalisiert und anschließend vernichtet werden.

00:30:48: Wenn

00:30:49: Sie fertig ist damit?

00:30:50: Dann wird der Ordner mit allen anderen Ordnern wieder in eine Box gepackt und verschickt.

00:30:55: Genau, also wir stellen das dann den Privatkunden auch frei?

00:30:59: Mit welchem Dienst ihr das zurückhaben wollen?

00:31:02: oder wenn manche möchten es auch selber wieder abholen weil sie sagen ich möchte nicht dass es verschickt wird.

00:31:07: Wenn ihr euch was wünschen dürftet von euren Kunden!

00:31:11: Was würdet ihr euch wünscht, dass eure Arbeit einfacher wird?

00:31:15: Was würden wir uns wünschten?

00:31:16: Ich meine natürlich ja... Die Ordner so bekommt, wie sie für uns am einfachsten sind.

00:31:21: Und das sind halt druckfrische A-Vier ohne Takkanadeln, ohne Klammern, ohne dies und ohne dass ist aber relativ selten.

00:31:30: Aber das würde uns natürlich den Ablauf hier sehr erleichtern, insbesondere den Leuten in der Aufbereitung.

00:31:36: Ist es ein Unterschied im Preis?

00:31:39: Wenn ich Takkanaden drin habe oder eben nicht ... Weißt du das?

00:31:43: Nee, weiß ich nicht.

00:31:45: Frage ich Frank!

00:31:47: Eigentlich müsste es ja so sein...

00:31:48: Weil ihr immer länger braucht.

00:31:49: Ja, aber kann ich tatsächlich nicht sagen.

00:31:52: wie das dann abgerechnet wird würde mich auch interessieren.

00:31:54: So,

00:31:54: siehst du haben wir wieder eine Frage gefunden.

00:31:59: Moin Frank

00:32:00: Hallo Verena

00:32:01: Schön dass wir da sein dürfen und dass wir hier durch Smart Store laufen dürfen.

00:32:05: Gerne doch.

00:32:06: Also wir haben jetzt alle Stationen mal uns angeguckt Und wir haben natürlich ein paar Themen die uns brennt interessieren.

00:32:12: vielleicht mal ein paar zahlen Datenfakten.

00:32:15: Wie groß ist Smart Store?

00:32:16: Wann wurde ihr gegründet, was sind so die typischen Aufträge, wie viele Ordner scant ihr am Tag.

00:32:23: Alle diese Themen.

00:32:24: hast du mal ein paar Zahlen für uns.

00:32:25: Das waren jetzt viele Fragen auf einmal.

00:32:27: Also angefangen habe ich in dem Jahr und habe einen Mann unternehmen.

00:32:32: Heute sind wir mit Arbeiter.

00:32:35: Das zur Betriebsgröße an sich ... Vierinhalb Tausend Quadratmeter, dreieinhalbtausend quadratmeter Lager restliche Produktion.

00:32:44: Was scannen wir am Tag?

00:32:45: Wir scanen ungefähr dreihundert bis vierhundert tausend Blatt was so ungefähr ja zweihundert Ordner, da ich weiß, ja vierhundert ordner entspricht.

00:32:55: Im Monat sind wir so bei vier fünf Millionen Blattpapier, die wir digitalisieren.

00:33:01: Hauptsächlich im BITUBI-Bereich viel Ausschreibung und der Privatbereich wächst gerade, den bauen wir gerade ein bisschen aus.

00:33:09: Was sind so unsere Kunden?

00:33:11: Ja, viele öffentliche Auftraggeber Deutschland digitalisiert Bauakten stehen da ganz vorne an werden gescannt Sozialamt zieht so langsam nach.

00:33:21: Im BITUBI Bereich ist es so dass wir ab fünfzig Ordner Tätig werden, da drunter geht's in die Richtung ... Wir tun euch ein Gefallen und Scannen.

00:33:32: Ab fünfhundert Ordner freuen wir uns dann auch wirklich.

00:33:35: Ich sag, tausend Ordner holen wir mal den Piccolo aus dem Schrank.

00:33:38: Und zweitausend ordner ist das, wo wir uns austoben können und darüber freuen.

00:33:43: Okay!

00:33:44: Wie lang?

00:33:45: Wenn du jetzt mal so einen typischen Auftrag hast von fünfhundert Ordnern, wie lange braucht ihr dafür für so'n BtoB?

00:33:52: Das kommt darauf an, wie eilig der Kunde es hat.

00:33:55: Wenn wir gemütlich durchschaukeln sind nach einer Woche fertig und Geld keine Rolle spielt, sind wir auch nach zwei Tagen fertig.

00:34:05: Jetzt hatten wir ein paar Fragen im laufenden Prozess.

00:34:07: Zum Beispiel einen Scanner.

00:34:09: Wie viel Blatt kann er?

00:34:11: Ich weiß nicht pro Stunde oder pro Minute.

00:34:13: Wie viele Blatte kann er tatsächlich scannen?

00:34:14: Also, pro Minute sagt man ... Wow!

00:34:20: Jetzt kannst du es nicht hochrechnen pro Minute mal sechzig, sondern der bleibt auch mal stehen.

00:34:25: Du musst Papier nachlegen.

00:34:28: Menschen müssen auch mal austreten.

00:34:29: also

00:34:30: okay aber das ist ja schon eine große Größe mit der man was anfangen kann.

00:34:35: und wie viele Scanner habt ihr?

00:34:37: Wir haben jetzt fünf von diesen Großwohnungen liegen.

00:34:40: wir hatten bis vor kurzem sieben Scanners einen Einsatz.

00:34:44: Wir haben die älteren Geräte durchgetauscht und haben jetzt die schnellsten, die man so mit am Markt haben kann.

00:34:50: Ab Zwonen zwanzig Blatt pro Minute kommen wir in so physische Bereiche was Papier von der Geschwindigkeit nicht mehr mitmacht.

00:34:58: Was möchtest du den Privatkunden, die ihr ansprechen möchtet?

00:35:03: Weil viele sagen, ich trau mich nicht!

00:35:04: Ich möchte das nicht digitalisieren.

00:35:06: Soll ich das als ein großes PDF oder kleine?

00:35:08: Wenn ich es dann überhaupt mache und gucken sie wirklich nicht rein... Also gerade das Thema Datenschutz, was möchtes du den Endkunden mit auf den Weg geben?

00:35:16: Traut

00:35:16: euch, nein.

00:35:19: Ich finde die ganze Welt wird digital.

00:35:21: Wir als Privatmensch müssen wir alle auch digital werden, wir bekommen E-Mails von was weiß ich wem alles.

00:35:29: also es spricht nichts dagegen wie alle arbeiten mit dem Handy.

00:35:33: warum soll ich denn meine Informationen die wichtigen nicht irgendwie auch digital zur Verfügung haben?

00:35:38: Ich verstehe jeden Privatkunden, der sagt, ich habe jetzt Ohr, ich hab Bedenken per DPD oder DHL meinen Ordner durch die Gegend zu schicken.

00:35:46: Die Angst können wir nehmen.

00:35:47: da bieten wir dann ein Dokumentenversand an sobald so'n Ordner.

00:35:51: hier ist Datenschutz also genauso hohes gut wie bei Firmen.

00:35:54: Also da sollte man keine Angst haben.

00:35:57: und es ist ja sogar noch sicherer wenn ichs digital ab keils mehrfach kopieren in den Cloud speichern Stick machen DVD ist sicherer als ordner der im Brandfall mit weg ist.

00:36:08: Vielleicht

00:36:09: die letzte Frage noch zum Thema Preis?

00:36:12: Vielleicht stellt sich der eine oder andere vor, wow das ist ultra teuer.

00:36:15: aber wie genau funktioniert es also.

00:36:16: was sind so die Parameter nach denen sich der preis dann auch für Privatkunden bemisst und nämlich an getackert oder nicht getackt oder Spezialformate oder eben ein Ordner oder zwanzig Orte oder Einzelpapier in so einem großen.

00:36:28: also wonach bemisst sich denn so einen Preis?

00:36:31: Also im privat Bereich nehmen wir Einpreis, um nicht zu viel rumrechnen zu müssen.

00:36:36: Der Kunde soll es schnell überblicken können.

00:36:38: Ich glaube da lieben wir grad bei neununddreißig Euro für so ein Ordner.

00:36:42: Ich liebe diesen Satz billig muss man sich leisten können.

00:36:44: Bezahlst du zweimal?

00:36:46: Ja also mit Takkanadeln ist ja im Grunde aufwendiger aber das machen wir keinen Unterschied.

00:36:50: Aber was ist wenn ich jetzt eine großen Wäschekorb schicke?

00:36:54: Da ist kein Ordner!

00:36:55: Wie bemisst ihr das

00:36:56: dann?!

00:36:57: Na ja, ein Ordner hat vierhundertdreißig Blatt.

00:36:59: Wenn in dem Wäschekorb viertausend Blatt drin sind, dann sind das zehn Ordner.

00:37:02: Okay

00:37:02: und dann wird es abgerechnet?

00:37:04: Genau!

00:37:04: Das heißt, man schickt euch das?

00:37:06: Man schickt vorhin die E-Mail oder die Dokumente.

00:37:09: Wie funktioniert es jetzt?

00:37:10: Man sollte sich vorher einmal gemeldet haben.

00:37:13: Die meisten noch haben.

00:37:14: wir keine eigene Präsenz für Privatkunden und da arbeiten wir dran.

00:37:17: Dann kannst du online eine Bestellung platzieren und das schicken.

00:37:21: Jetzt ist es so, schickst du mal eine E-mail, interessierst dich ja dafür ... Wir sagen Ja läuft!

00:37:26: Denn kennen wir Dich, du kriegst ne Kundennummer von uns und dann fixest du's her nennst die Kundennummer.

00:37:32: Also im Grunde ist es nichts anderes für Privatkunden wie für Firmenkunden.

00:37:36: Besonders was die Sicherheit antrifft, das ist die gleiche sogar noch höher vielleicht und die Prozesse der Ablauf ist dergleiche wie bei Firmenkonnen.

00:37:44: Perfekt!

00:37:45: Wenn ich jetzt innerhalb meiner Dokumente suchen möchte je bereitet die Daten ja auch auf?

00:37:52: Was kann ich mir darunter vorstellen?

00:37:54: Das bedeutet wir scannen pro Vorgang erfassen wir was ist das hier?

00:37:59: ein Vertrag Nebenkosten, Abrechnung und so weiter.

00:38:02: Danach kann ich es gezielt wiederfinden.

00:38:05: Ich muss aber ganz ehrlich sagen, meine privaten Unterlagen habe ich auch digital gespeichert.

00:38:09: Ich nutze diese Felder nicht.

00:38:11: Ich gehe aus Foul-Height per Volltextsuche rein.

00:38:14: Man findet per Volltext alles relativ schnell und zuverlässig wider.

00:38:19: Also ein großes PDF ist für den Privatkunden?

00:38:21: Das reicht

00:38:21: beim Privat Kunden völlig auf!

00:38:23: Perfekt.

00:38:24: Dann will ich sagen vielen Dank dass ihr die Tore geöffnet habt um uns zu zeigen wie's funktioniert.

00:38:30: Alle mal ran an die Digitalisierung, oder?

00:38:32: Ja.

00:38:32: Wir sind bereit!

00:38:33: Top!

00:38:41: Kaputt!

00:38:43: Schön fest.

00:38:44: Vielen Dank!

00:38:45: Sehr gerne.

00:38:46: Es war sehr interessant auch alle Schritte zu sehen und da wir ja also ich meine Privaten und mein Mann seine privaten Dokumente hier abgelehnt hat mit dem Hinweis oh was passiert denn?

00:38:56: da?

00:38:56: kannst du mir das bitte alles mitgeben.

00:38:58: Kann ich ihm vertrauensvoll sagen, das war richtig gut.

00:39:01: Es ist alles sicher wird nichts nachgeguckt es ist alles datenschutzsicher und ich freue mich.

00:39:07: vielen Dank!

00:39:08: Ja danke dass ihr da wart und viel Spaß mit euren digitalen Traten.

00:39:12: Danke, dann nehme ich das mal mit und ab geht's.

00:39:15: Okay, ein paar Tage sind um und ich hab heute meine Dokumente bekommen.

00:39:19: Ich habe sie als E-Mail bekommen und eine separate E-mail mit dem Passwort.

00:39:24: Somit kann ich mir das Ganze jetzt runterladen und ich habe jetzt alles in meiner Cloud geladen und muss sagen aufgrund des OCR, des Optical Character Recognition Themas was da drauf liegt, alles Mögliche durchsuchen.

00:39:40: Und innerhalb von kürzester Zeit kann ich Rechnungsnummern oder sonstige Themen, die für mich interessant sind, durch alle meine Dokumente suchen und ich muss nicht mehr an meinen physischen Ordner und da irgendwie rumblättern sondern ich finde das alles hier.

00:39:55: Ich find's mega cool!

00:39:56: Ich habe mich dafür entschieden dass sich nicht pro Ordner ein Dokument mache was man auch hätte machen können, sondern ich hab mich entschieden einen Ordner zu digitalisieren nach den einzelnen Unterkategorien, die ich da ja eingezogen habe durch diese Blätter.

00:40:13: Durch die Trennblätter und das was daraus stand wurde tatsächlich auf die PDFs geschrieben in die PDF's und die Ordner Und ich muss sagen Ich finde es richtig cool.

00:40:23: Also ich bin sehr glücklich.

00:40:24: ein paar sind natürlich nicht beschriftet weil da stand nichts drauf.

00:40:28: Das werde ich jetzt noch nachziehen.

00:40:29: aber ich find´s jetzt richtig gut dass meine Dokumente Eins zu eins auch in der digitalen Variante zur Verfügung stehen und ich kann jetzt das ein oder andere wirklich gehen lassen, wo ich immer dachte, ah brauche ich das vielleicht noch.

00:40:41: Hier habe ich es jetzt zur Verfügung!

00:40:42: Okay, das war's mit dem Smart Store-Digitalisierungsprozess.

00:40:46: Schön, dass du mit dabei warst!

00:40:48: Kommentier unbedingt hier unten wenn Du Fragen hast, Smart Store und auch wir werden das gerne beantworten.

00:40:52: Nicht vergessen die Glocke anzumachen uns zu folgen weil wir machen alles rund um Ordnung und wenn Du mehr Fragen und auch noch andere Fragen zum Thema Ordnung

00:41:00: hast bist du bei uns

00:41:01: ganz richtig.

00:41:02: also bis bald und ciao.